新潟県阿賀野市が電子請求書システムを導入し業務効率化を実現

新潟県の阿賀野市が、株式会社インフォマートが提供する請求書クラウドサービス「BtoBプラットフォーム請求書」を導入し、年間約2万件の請求書をデジタル化しました。これは、デジタル技術を活用した業務効率化の一環であり、阿賀野市の期待される未来を描く重要な取り組みです。

導入前の課題

阿賀野市では、地域の発展に向けた基本計画を策定し、デジタル技術の活用を進める方針を掲げています。これまで同市は、物品購入や業務委託に伴う請求書を、約1,000社の取引事業者から郵送や持参で受け取っていました。この手法では、年間約2万件の請求書が発生し、その都度支出命令伝票を発行していました。この支出命令伝票の作成には、1件あたり10分程度かかり、業務の運営において多くの時間と労力が必要でした。

さらに、紙の請求書を扱うことで転記ミスや押印漏れが発生したり、書類のコピーや伝票なくしというリスクを抱えていました。こうした課題を解決すべく、複数のシステム更新を含む財務会計システムの刷新を計画しました。

導入経緯と効果

2023年、阿賀野市はインフォマートからのシステム更新提案を受け、「デジタル田園都市国家構想交付金」を利用し、「BtoBプラットフォーム請求書」の導入を決定しました。この導入により、支出命令伝票作成の時間は従来の10分から2〜3分に短縮され、各事業者の負担も軽くなりました。

今後は、各担当者が自部門に届くメールで請求書の受領を確認し、請求書は財務会計システムに自動的に連携されるため、業務がよりスムーズに進むようになりました。そして、事業者側にとっても、郵送や持参する手間が省かれ、紙の紛失リスクを低減することができます。

また、ペーパーレス化によるコスト削減や生産性の向上も実感されています。紙の請求書の量を減少させ、関連書類のスキャン作業も省け、各担当者の業務の効率が高まったことで支払いまでの期間も短縮されました。

今後の展望

阿賀野市では、今後電子請求書の利用率をさらに高めるため、事業者への周知や効果的な説明を検討しています。今回の電子請求書の導入を契機に、市のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させることを目指しています。文書管理システムの更新も予定されており、これに電子決裁機能を組み込むことで、全体の業務にわたる効率化が期待されています。

このように、阿賀野市はデジタル技術を駆使した業務改革を進め、地域の未来づくりに邁進しています。新潟県におけるデジタル化の成功事例として、今後も注目が集まることでしょう。