沖縄ファミリーマート、請求書業務をデジタル化し処理効率が70%向上

沖縄ファミリーマートの業務効率化の取り組み

沖縄ファミリーマートは、県内で最も多くの店舗を展開するコンビニエンスストアとして、地域に深く根ざしたビジネスを行っています。しかし、最近のデジタル化の波により、業務の効率化が求められるようになりました。こうした中、株式会社インフォマートの「BP Storage for 請求書受取」を導入し、請求書処理業務の大幅な効率化を実現しています。

請求書処理の現状と課題

沖縄ファミリーマートには、約700社の取引先から毎月請求書が届きます。これらの請求書は、従来はほとんどが紙ベースで、その処理には多くの手間と時間がかかっていました。請求書がPDFで受け取られても、印刷したり承認を取り付けたりするために時間がかかり、最終的な承認までに3日もかかることが一般的でした。また、押印のために出社するという負担もあったため、業務の効率化が急務となっていました。

「BP Storage for 請求書受取」の導入

そこで、沖縄ファミリーマートはAI-OCR技術を用いた「BP Storage for 請求書受取」を導入することに決定しました。このサービスは、PDFや紙の請求書を自動でデータ化し、バックオフィス業務の効率化を図るものです。導入の決め手は、インフォマートが沖縄に営業所を持っており、対面でサポートを受ける安心感があったことも要因です。

効率化の具体的な効果

1. 承認フローのデジタル化：このシステムにより、承認作業は外出先からでも行えるようになり、リードタイムを3日から1日に短縮しました。特に、会社が改装工事を行っている時期でも、業務が滞ることなくスムーズに進行しました。

2. 処理時間の短縮とペーパーレス化：請求書1件あたりの処理時間は約10分からわずか2～3分に短縮し、また月間で約1,000枚の紙を削減することも達成しました。処理業務が平準化され、属人化も解消されるという二重の利点を得られました。